打ち合わせが変われば人生が変わる/「佐藤可士和の打ち合わせ」佐藤可士和

 

 打ち合わせ、してますか?

 

仕事では打ち合わせが多いですよね。

お客さんとの大事なやりとりもあれば、ほぼ形骸化されている社内定例ミーティングまで様々あります。

前者ならまだしも、後者に1時間も消費しているとどうしても「時間の無駄だな」と感じてしまうもの。

打ち合わせをより効率よく、中身のあるものにするにはどうすればいいのか?

そんな「打ち合わせ」について書かれたのが今日紹介するこの本です。

 

「佐藤可士和の打ち合わせ」佐藤可士和

 

 

 

 

 

 

 佐藤可士和って?

 

「佐藤可士和って?」という方もいると思うので簡単に説明をしておきます。

佐藤可士和は、広告代理店の博報堂を経て「SAMURAI」を立ち上げたアートディレクター/クリエイティブディレクターです。

ユニクロや楽天グループ、今治タオルなど、誰もが聞いたことがある企業とお仕事をしています。

一言で言うと「凄いディレクター」ですね。(雑で申し訳ないです)

 

そんな佐藤可士和さん(どうしてもフルネームで書きたくなります)が書いた本書では、打ち合わせの効果を高める様々が手法が紹介されています。

「可士和式・打ち合わせの9つのルール」として章立てされていて、心構えから社外のみならず社内ミーティングまで網羅されています。

「打ち合わせについてここまで考えるのか」と思うほど、いろいろと紹介されているとても中身の濃い本です。

 

こんな人におすすめ!

 

・打ち合わせにどういう準備をすればいいかわからない人

・打ち合わせ後に「結局何の打ち合わせだったんだ?」となる人

・部下やチームとどう関係を接すればいいか悩んでいる上司

 

 

評価ポイント!

 

・専門性 ★★★★☆

・意外性 ★★★☆☆

・実現性 ★★★★☆

 

・おすすめ度(総合) ★★★★☆

 

働くすべての人が関わる「打ち合わせ」というものに関してここまで分かりやすく書かれた本は珍しいと思います。

そういう意味で専門性があります。

 

誰にでもできる、すぐに実践できる点が多いのでとてもおすすめです!

 

 

明日から使える会議術

 

それでは本書「佐藤可士和の打ち合わせ」から

「明日から使える打ち合わせ術」を紹介します!

 

 

「そんな感じ」を禁止する

 

本書で著者が強く主張していることが打ち合わせは「決める場」であるということです。

つまり、打ち合わせではこの先誰が何をいつまでにするのかをはっきりさせ、仕事を前に進めて行く必要があるのです。

そのためにも大事なのがこの「そんな感じ」を禁止することです。

 

曖昧な表現で方向性や感覚だけを伝えて仕事を進めてしまうと、後になって全然違うものが出来上がるなんてことがあります。

これは途中で確認を取らなかった部下も悪いかもしれませんが、打ち合わせの場ではっきりと伝えなかった上司の問題でもあります。

とにかくはっきりと伝えることで、迷いがなくなり仕事のスピードも上がります。

そこで著者がよく使うのが「これでいいですか」「これでいいですね」という言葉です。

こうしてどんどんと決めて行くことでミスも少なく効率よく仕事が進むということです。

 

 

否定をするなら代案を出す

 

仕事の大きな目的の一つはクライアントの課題を解決することです。

そのために各職種のプロが集まってプロジェクトを進行しています。

それぞれにはそれぞれの専門性があり、誇りと自信を持って働いています。

 

そんなプロが集まる打ち合わせではさまざなな視点から意見が飛び交います。

皆が自分の領域で話を進めていきます。

しかし、「自分はその分野に詳しくないから」と諦めてはダメです。

自分の領域ではなくても違うと思ったことにはしっかりと意見を言う必要があります。

プロジェクトを成功に収めるために動いているのですから、専門性を気にする必要はないのです。

 

ですが、なんでもかんでも否定すれば良いと言うわけではありません。

否定の仕方があります。

それが

「否定をするなら代案を出す」ということです。

否定だけをするとどうしても空気が悪くなります。

しかし元の案を上回る代案を出すことが出来れば、空気が悪くなるどころかより良い空気となって話が進みます。

そうなればみんながハッピーですよね?

 

否定をするなら代案を。

その意識を持つだけで自分の発言が変わると思います。

 

 

終了前後の5分を活用

 

「時間が来たので今日はこの辺で、また次回続きをしましょう」なんて風に急に打ち合わせが終わったことありませんか?

「あれ、結局どうすればいいんだ」って思ったことありませんか?

 

「打ち合わせが終わったらすぐに別の仕事が入っている」

なんてことが毎日あるぐらい、予定がパツパツではないですか?

 

そういう経験をしている人、多いんじゃないでしょうか。

 

そこで本書では、打ち合わせの終了前後5分を有効に活用する方法が提案されています。

 

それは

終了5分前→打ち合わせで決まったことの確認を全員で行う

終了後5分間→自分用アジェンダと議事録を作成する

ということです。

 

主に会議の進行役(ファシリテーター)の役目ですが、終了前の五分間は「確認」を行いましょう。

先ほども述べましたが

・何が決まったのか

・次までにだれが何をするのか

をしっかりと確認する必要があります。

逆に言うとこれをするだけで打ち合わせが締まります。

終わりよければすべて良しというように、終わり方を意識してみましょう。

もし進行役でなければ自分で提案をしてもいいし、議事録を作って共有するのもいいと個人的には思います。

 

そして打ち合わせが終わった後の後分間は、自分だけのアジェンダ(行動計画)と議事録を作ることが勧められています。

自分だけのアジェンダというのは自分が何をすべきかをまとめることです。

議事録では簡単で良いのでその会議で自分が大事だと思ったことを5つほど箇条書きでもいいのでまとめておくことです。

佐藤可士和さんはこれらを自分宛にメールを送ってリマインドしているようです。

ちなみに私は「エバーノート」にすべてまとめています。

便利ですよ、エバーノート。(アプリは不具合が多くて困ってますが……)

 

以上のように終了の前後5分をうまく使うことでより打ち合わせの効果を高めることができます。

ぜひお試しください!

 

 

終わりに。

 

明日から使える打ち合わせ術を3つ紹介しましたが、本にはもっとたくさん載っています。

タイトルだけでも紹介すると

・「アイデア」という言葉を軽々しく使わない

・うれしい手土産。困る手土産

・「事情のパワー」に押し流されない

・リーダーに大切なのは「オープンマインド」と「タイミング」

などなど気になる項目がたくさんあります。

もし今の打ち合わせに満足していないのでしたらぜひ読んでみてください!

とってもおすすめです!

 

そういう私は新米なのでまだ本当の仕事の打ち合わせに参加したことはありませんが!(説得力のなさ)

今からしっかり学んで活かしていきたいと思います。

 

それではまた!